Fiche Conseils : Louer une salle de réception
Les occasions de louer une salle de réception sont nombreuses : mariage, baptême, anniversaire, événement professionnel, etc. Comment choisir le bon espace pour votre événement? Quelques précisions et conseils...
Conseil 1 : Prévoyez longtemps à l'avance la date de l'événement et la recherche du lieu.
En fonction du type de manifestation et de la date choisie, sachez que certains établissements seront plus sollicités que d'autres.
D'une manière générale, les lieux les plus prisés sont souvent réservés un an à l'avance. Pour un mariage entre les mois d'avril et septembre il est fortement conseillé de rechercher votre lieu entre 12 et 18 mois à l'avance. Pour les autres types d'événements, (anniversaire, communion, soirée dansante, etc.) vous pouvez vous y prendre un peu plus tard mais ne tardez pas trop quand même..!
Dans tous les cas, attendre le dernier moment se traduira par une restriction dans le choix du lieu et de ses disponibilités.
Conseil 2 : Définissez précisément vos besoins – Quel établissement choisir ?
Le type d'établissement à louer
Les types de lieux où organiser un événement sont divers et variés : salle de réception, loft, château ou demeure de caractère, péniche, etc. Votre choix dépendra évidemment de vos préférences mais également de votre budget, du type d'événement que vous souhaitez organiser et du nombre d'invités. Commencez donc, avant toute chose, par évaluer ces éléments de façon précise.
La capacité d'accueil
Pour déterminer les dimensions de votre futur espace de réception, vous devez déterminer le type d'événement dont il va s'agir (y aura-t-il un repas ? les invités resteront-ils debout ou assis ?). Il vous faut également tenir compte de l'âge et des habitudes de l'assistance. D'une façon générale, comptez au minimum 1m2 par personne pour une réception sans repas et 1.5 m2 pour un repas assis. Mais attention de ne pas non plus voir trop grand, il est inutile de louer un espace partiellement inoccupé. Enfin, un espace unique est toujours préférable, pour l'ambiance comme pour la circulation, à une succession de petites salles.
D'autres critères entrent en jeu, tels que la situation géographique de l'établissement et les prestations fournies sur place ou à prévoir. Soyez également vigilant quant aux possibilités de parking.
Conseil 3: Visitez les lieux!
Pour éviter les mauvaises surprises, rendez-vous sur place. Il n'est pas toujours évident de se faire une idée précise d'un lieu que l'on n'a vu que sur Internet ou sur prospectus. Vous pourrez ainsi vous assurer qu'il correspond parfaitement à vos besoins et qu'il est facile d'accès. Cela vous permettra également d'obtenir un contact physique avec les propriétaires.
Conseil 4 : Lisez attentivement le contrat de location.
La location d'une salle s'accompagne obligatoirement d'un contrat de location. Les éléments suivants doivent notamment y figurer :
Le prix de la location
Assurez-vous qu'il correspond au budget que vous avez prévu. Par ailleurs, faites vous clairement préciser le montant de la caution ainsi que ses conditions de restitution.
Le descriptif de la salle
Le contrat doit contenir un descriptif du local et éventuellement préciser les parties qui sont accessibles et celles qui ne le sont pas (parties privatives réservées au propriétaire). Faites vous également préciser l'emplacement des issues de secours et des extincteurs.
Les horaires
Assurez-vous que l'amplitude horaire correspond à vos besoins et aux habitudes de vos invités. Le contrat mentionnera éventuellement le tarif des heures supplémentaires.
Les équipement mis à disposition
Définissez à l'avance vos besoins en matériel : mobilier (chaises, tables, etc.), matériel alimentaire (four, réfrigérateur, etc.)...et comparez avec le matériel dont dispose effectivement la salle (faites vous d'ailleurs préciser contractuellement la liste de ces équipements). Cela vous permettra de déterminer si vous devez recourir à un prestataire extérieur pour compléter vos besoins en équipements.
La puissance électrique fournie
Evaluez la puissance électrique nécessaire pour votre événement (sonorisation, éclairage, etc.) et assurez-vous que la puissance disponible couvrira ces besoins. Par ailleurs, il est fortement conseillé que l'installation électrique de la salle soit protégée par disjoncteur différentiel.
L'assurance
Une assurance est obligatoire. Si elle est comprise dans le prix de la location, faites vous préciser contractuellement ce qu'elle couvre et le montant éventuel de la franchise. Si elle n'est pas comprise dans le prix, faites vous préciser contractuellement les risques et la valeur du capital à assurer en responsabilité civile pour la durée de la location.
Le ménage
Le contrat de location doit préciser si le ménage est compris ou non (il peut parfois être proposé en option). S'il n'est pas compris, faites-le vous même ou faites appel aux services d'une société de nettoyage. En effet, le local doit généralement être propre lors de la restitution afin de récupérer la caution.
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